Оглавление

Когда использовать инструкцию - 

Используйте эту инструкцию для создания и согласования заявки на подбор персонала, контроля её статуса, работы с кандидатами и сопровождения выхода нового сотрудника.

Инструкция

Доступ к сервису «Подбор персонала»

1. Войдите на корпоративный портал SmartLab с помощью единого логина и пароля.

   Image Modified

2. В левом меню откройте раздел «CRM».

   Image Modified

3. На верхней панели выберите вкладку «Подбор персонала». Для быстрого доступа добавьте текущую страницу в левое меню через настройки меню.

   Image Modified

4. Альтернативный путь: на главной странице откройте блок «Сервисы HR».

   Image Modified

5. Выберите сервис «Заявка на подбор».

   Image Modified

Создание заявки на подбор персонала

1. В разделе «Подбор персонала» нажмите «Добавить».

2. Заполните форму заявки.

   Image Modified

   Укажите:

   • должность и причину появления вакансии: новая вакансия, замена сотрудника или декретная ставка;

   • количество позиций, режим и адрес места работы;

   • три наиболее важные личностные или профессиональные компетенции;

   • задачи специалиста и примеры таких задач;

   • требования к образованию, опыту, знанию иностранных языков и другим навыкам;

   • график работы и город;

   • отдел, подразделение и бизнес-направление;

   • непосредственного руководителя нового сотрудника.

3. Проверьте заполненные данные и нажмите кнопку отправки внизу страницы, чтобы направить заявку на согласование в HR-департамент.

Согласование заявки

После сохранения заявка последовательно поступает вышестоящему руководителю, руководителю направления «Компенсации и льготы» и HR-директору. Уведомления отображаются в разделе «Бизнес-процессы» и отправляются на корпоративную почту.

Непосредственный руководитель

1. Откройте раздел «Бизнес-процессы» и найдите заявку в списке задач на согласование.

   Image Modified

2. Откройте задачу «Согласование на подбор (ДОЛЖНОСТЬ)». Здесь можно перейти к документу, согласовать или отклонить заявку.

   Image Modified

   Важно: при отклонении обязательно укажите комментарий. Делегирование задачи недоступно.

Руководитель направления «Компенсации и льготы»

1. После согласования непосредственным руководителем откройте поступившую заявку через раздел «Бизнес-процессы».

2. Заполните поля «ID вакансии», «Премия», «Оклад» и «Юридическое лицо», затем примите решение по заявке.

   Image Modified

HR-директор

1. Откройте заявку через раздел «Бизнес-процессы».

2. Выберите HR-специалиста по подбору, роль сотрудника и HR-специалиста, ответственного за выход и онбординг, затем примите решение по заявке.

   Image Modified

Контроль статуса заявки

1. Чтобы просмотреть статусы нескольких заявок, откройте главную страницу раздела «Подбор персонала».

   Image Modified

2. Чтобы проверить отдельную заявку, откройте её карточку. Текущий этап отображается в верхней воронке статусов; изменения также фиксируются в комментариях.

   Image Modified

Работа с кандидатами

1. После назначения интервью откройте вкладку «Кандидаты». В ней отображаются этапы «Интервью», «Оффер выставлен», «Оффер принят» и «Завершён». На завершающем этапе появляется дата выхода сотрудника.

   Image Modified

Выход сотрудника

После перехода кандидата в статус «Оффер принят» автоматически создаются задачи для кадровой службы и технической поддержки.

Задача кадровой службе

1. Откройте задачу с данными, необходимыми для подготовки документов. Уведомление о задаче поступает в Битрикс24 и на почту.

   Image Modified

2. Нажмите «Начать выполнение» и подготовьте документы к указанной дате выхода сотрудника. После оформления нажмите «Завершить».

   Image Modified

Задачи технической поддержке

1. Технической поддержке автоматически назначаются задачи на создание учётной записи в системах компании и подготовку рабочего места в 1С. Задачи формируются от имени заявителя, который получает уведомление по электронной почте.

   Image Modified