Оглавление

Глоссарий

Здесь перечисляются сокращения, термины, заимствования и технические жаргонизмы

Введение

Данная инструкция является вспомогательным материалом как для новых сотрудников, так и для опытных.

Блок 1. Главная страница портала Smartlab

На главной странице портала вынесены основные разделы для работы, также вынесены основные виджеты, которые могут пригодится в работе.

Во вкладке Новости, она же является ссылкой на Главную страницу, есть :

•  Живая лента, в которой можно ознакомиться со всеми сообщениями от коллег внутри проектов, участником которых вы являетесь, а также посмотреть новости от HR.

P.S. Живую ленту можно отфильтровать по тэгам (Главное, Новый сотрудник и т.д.)

•   Виджет с главными Новостями.

• Виджеты с Сервисами компании, которые могут пригодится в работе.
  

  Кликнув на Виджет, вы попадете в список доступных сервисов.

  Сервисы IT, где находятся инструкции куда обратиться с вопросом, связанным с IT. Например, поломка компьютера.

Сервисы HR, где находятся бланки заявлений.

Также на Главной странице портала находятся два интерактивных виджета Новые сотрудники и Дни Рождения. 

Разберем подробнее левое верхнее меню:

• Во вкладках Сотрудники и Структура компании можно найти нужного сотрудника или посмотреть структуру всей компании

• Во вкладке Сервисы продублированы сервисы с главной страницы (из виджетов)
• Вкладка Чат и Звонки внутренний Мессенджер. Также отображается правой стороны экрана.

• Вкладка Видеоконференции, работает по принципу Zoom.
  Конференции можно создавать как внутренние, так и для внешних пользователей ( не Смарт).
  Ограничений по времени созвонов нет.

Следующий блок меню слева является, непосредственно рабочей зоной.

Так же на Главной странице можно посмотреть свой профиль, сменить фото и настроить уведомления.

(Верхний правый угол страницы)

Переходя в раздел Настройки уведомлений, выбираем расширенный режим.

Блок 2. Работа с проектами

Доступные для вас проекты находятся в разделе Проекты.

Доступный- это проект, созданный вами, либо проект из базы, где в участниках проекта нет менеджера вашего направления.

Поиск и фильтрация проектов - поможет найти нужные проекты.

1. Большинство задач поиска решаются стандартными фильтрами. Они находятся в левой части окна.
2. Так же можно создавать свои фильтры. Нажмите Добавить поле и увидите все поля, которые можно использовать.
3. Кликните Сохранить фильтр, придумайте ему название и вы сможете использовать его в любое время.

P.S. для каждого раздела портала Фильтры являются уникальными, т.е. копировать из раздела в раздел НЕЛЬЗЯ.

2.1 Алгоритм создания проекта.

1. Перед созданием (занесением проекта), нужно уточнить у руководителя или у администратора SmartLab, существует ли уже такой проект.
   (Т.к. проекты в которых уже есть менеджер вашего направления- вы не видите)
2. Создаете проект
3. После создания проекта автоматически создается сделка на автора проекта.

Параллельно проект уходит на согласование руководителю и Администратору.

После согласования проекта- он становится доступным всем заинтересованным направлениям.
Направления корректирует при согласовании Администратор.

Создать новый проект ⇒ Вкладка Проекты ⇒ + Создать проект

Обязательные* поля для заполнения проекта:

1. Название проекта (напр.: Neva (Нева), жилой комплекс, Спб)
2. Тип объекта
3. Полный адрес
4. Фальшпол (да\нет)
5. Площадь, м2
6. Источник информации
7. Компания, привязанная к карточке проекта (не менее одной)

2.1.1 Как привязать компанию к проекту?

Выбираем тип участника - заказчик/инвестор/архитектор и т.д. (можно несколько)

Нажимаем “Создать” ИЛИ “Выбрать”

При нажатии “Выбрать” - выбираете компанию или контакт из существующих (доступных вам)

Если компании в списке у вас нет.

Необходимо нажать “Создать” - создаете новую карточку компании.

Если при создании компании вы увидели, что компания уже существует в базе, но у вас нет к ней доступа.

Необходимо написать название компании в проекте в поле с пометкой (текст).

При согласовании, администратор закрепит существующую компанию в проект.

2.1.2 Как редактировать существующий проект?

1. Вкладка Проекты ⇒ Ищем и открываем нужный проект
2. Кнопка Действия ⇒ Редактировать

2.2 Инструменты внутри проекта.

Задачи:

• Доступ к задаче имеют все участники проекта.
• Вы можете создавать новые задачи для участников проекта, нажав на кнопку

Добавить задачу.

Файлы - это хранилище для любых файлов по данному проекту - от договоров до презентаций и картинок.

Файлы и созданные папки будут доступны всем участникам проекта!

Чат - открывает общий чат по проекту между всеми участниками.

Сделки - информация по всем участникам проекта, их направление, стадия работы (но не коммерческая составляющая).

Блок 3. CRM

3.1 Сделки в проекте

Сделка - это жизненный цикл продажи, начинающийся от самой холодной стадии до завершения (успешного или нет).

В отличии от Проекта (общего для всех направлений), Сделка отражает ваш индивидуальный результат работы с клиентом.

Сделки содержатся в проекте, не наоборот.

В проекте могут находится сделки разных менеджеров, разных направлений.

Откуда берется сделка?

• Создается автоматически при создании вашего проекта

• Новую сделку может создать ваш руководитель или вы сами, будучи участником проекта.

Посмотреть свои сделки: Вкладка CRM ⇒ Вкладка Сделки

3.1.1 Обязательное заполнение сделки

Сделка и ее содержимое доступны к просмотру только вам и вашему руководителю!

1. Стадия сделки (сделка в стадии “Новый” не должна находиться более 5 дней)
2. Сумма (ОБЯЗАТЕЛЬНА на стадии Отправлено КП и далее)
3. Вложенный ФАЙЛ отправленного КП  (Комментарии ⇒ Загрузить файл)  
4. Привязанная компания (клиент)
5. Метраж (если не указан в проекте)
6. Индивидуальные поля своего направления
   
   
   
7. Вносить актуальные комментарии. При необходимости информирования других участников проекта, необходимо поставить галочку для дублирования комментария в общую ленту проекта.
   
   
   
   
   
   
   
   
   
8. Ставить задачи и назначать встречи
9. Если проект заморожен, нужно проставить в сделке Галочку:

3.2 Поиск и фильтрация

Для поиска нужной компании/контакта/сделки воспользуйтесь поисковой строкой и фильтрами.

1. Большинство задач решаются стандартными фильтрами в основном окне.
2. Так же можно создавать свои фильтры. Нажмите Добавить поле и увидите все поля, которые можно использовать.
3. Кликните Сохранить фильтр, придумайте ему название и вы сможете использовать его в любое время.

3.3 Работа с компаниями

Доступ к карточке компании имеется при соблюдении одного из условий:

• Вы автор компании
• Ваш контакт привязан к карточке компании
• Компания привязана к проекту, участником которого вы являетесь

Руководитель направления видит все компании своих сотрудников 

1. Создать новую компанию ⇒ Вкладка CRM ⇒ Компании ⇒  + Добавить компанию
   

   Если при введении названия компании -  у вас выпадает окно  “Найдено 1 совпадение” - это значит, что компания возможно уже присутствует, создавать дубль компании НЕ нужно!

   
   
   

2. Если совпадений НЕТ, нужно заполнить информацию по компании и Сохранить

3.3.1 Если совпадения ЕСТЬ, как открыть доступ к существующей компании?

1. Создать новый контакт ⇒ Вкладка CRM ⇒ Контакты ⇒  + Добавить контакт
   
   
   
2. В карточке контакта в поле Комментарий указать название Компании, к которой необходимо привязать.

3.3.2 Инструменты внутри компании

• Добавить комментарий
• Поставить задачу (себе / другому сотруднику)
• Назначить встречу

Видимость информации ( за исключением контактов) доступна всем сотрудникам с доступом к карточке

(кроме задач - их видите только вы и ваш руководитель).

3.4 Работа с контактами

Доступ к вашим контактам и их содержимому имеете только вы и ваш руководитель.

     Разрешается создавать дубли контактов.

1. Создать новый контакт ⇒ Вкладка CRM ⇒ Контакты ⇒  + Добавить контакт
   
   
   
2. Заполняем обязательные* поля
   
   
   
   
   
   
3. Привязываем ваш контакт к карточке компании:

• Если компания вам доступна, то в карточке контакта привязываем ее самостоятельно:
  
  
  
  
  
  

• Если компания НЕ доступна, нужно см. выше инструкцию “Как открыть доступ к существующей компании”.

3.4.1 Инструменты внутри контакта

• Добавить комментарий
• Поставить задачу (себе/подчиненному/руководителю)
• Назначить встречу

  Видимость информации доступна только вам и вашему руководителю.

3.5 Раздел Мои дела.

В блоке Мои дела находятся все задачи по блоку CRM (из компаний, контактов, сделок), а также ваши запланированные встречи.

Посмотреть свои текущие и запланированные дела (задачи, встречи и т.д.) -

 ⇒ Вкладка CRM ⇒ Мои дела ⇒ + фильтр Мои текущие дела

Для просмотра своих выполненных дел - меняем фильтр Мои текущие дела на Мои выполненные дела.

Чтобы завершить задачу (или несколько задач) из блока Мои дела: 

Ставите галочку на задачу  ⇒ Выберите действие  ⇒ Отметить как выполненное

Чтобы завершить задачу из самой карточки сделки/компании/контакта, необходимо открыть нужную карточку и поставить галочку

Блок 4. Задачи

4.1 Задачи

В блоке Задачи находятся все задачи из CRM + остальные задачи

(кроме запланированных встреч - они находятся в блоке Мои Дела)

1. Создать новую задачу  ⇒ Задачи  ⇒ Добавить задачу
   
   
2. Далее заполняем и настраиваем обязательные* поля.
   
   
3. При необходимости, настраиваем дополнительные поля, например привязка задачи к проекту
   
   
   
   
4. Используйте дополнительные инструменты по планированию срока задачи, а также удобные настройки графы Еще.
   
   
   
   
   
5. К задачам можно создавать подзадачи: 
   

   - Через меню ЕЩЕ рядом с кнопками управления задачей.
   Либо через меню ДОБАВИТЬ.
   
   
   
   -Процесс создания Подзадачи идентичен созданию задач.
   
   -Отображение всех подзадач будет выглядеть так:
   
   

   
   
6. В каждой задаче и подзадаче прописан элемент CRM откуда она была поставлена.
   
   
   
   

7. Для того, чтобы Ответственный (Исполнитель) и Наблюдатель задачи могли увидеть элемент CRM: 

   НЕОБХОДИМО в элементе CRM (сделка) добавить в поле Наблюдатели  добавить Ответственного и Наблюдателей задачи

   
   

Инструменты Мой план и Гант помогут эффективно организовать работу по всем задачам.
Мой План представляет из себя настраиваемый Канбан.

Гант удобен для просмотра зависимости Задач и Подзадач, так же для наглядности по времени выполнения.

4.2 Шаблоны

Для задач можно создавать шаблоны.

Создать новый шаблон  ⇒ Задачи  ⇒ Шаблоны задач  ⇒ +Добавить

1. В разделе Шаблоны нажать на кнопку Добавить
   
   
2. Шаблону необходимо дать название.
3. Заполнить описание Задачи ( по необходимости)
   
   
   
4. Назначить ответственного за задачу ( в дальнейшем Исполнитель).
   

   Назначить Наблюдателей или Соисполнителей. (по необходимости).

5. Установить крайний срок (по необходимости)
   
   

   Крайний срок отсчитывается с момента постановки Задачи из Шаблона.

   В раскрывающемся меню Еще есть несколько дополнительных условий, для крайнего срока.

6. После заполнения всех полей нажать Сохранить. 

4.3 Постановка задачи с использованием шаблона

1. Если вы ставите задачу из меню Задачи нажать Добавить задачу из шаблона, либо просто Добавить / Если вы ставите задачу из сделки нажать “Задача” .
   
   
   
2. Нажать “Шаблоны задач” в правом верхнем углу и выбрать нужный шаблон
   
   
   
   
3. Шаблоны уже настроены. Можно добавить файл, описание или создать чек-лист.
   Так же, если в шаблоне не был установлен крайний срок, то можно задать его в момент постановки задачи.
   
4. Ставим задачу
   
   

Блок 5. Бизнес-процессы

Данный раздел используется только для исправления ошибок или доработки.

Отправлять вам на редактирование, доработку или удаление различные элементы CRM может Администратор или Руководитель.

Т. о. если вам возвращают Бизнес-процесс, то рядом с разделом загорится цифра, привлекающее внимание.

Необходимо перейти в раздел, нажать приступить.

После исправления указанных недочетов, необходимо ВЕРНУТЬ бизнес-процесс обратно на проверку.

В Бизнес-Процесс могут приходить Компании, Контакты и Проекты.

Отличительная черта элемента Проект от элементов CRM в том, что у него есть возможность не только Возврата на проверку, но и удаления.

Руководитель или Администратор могут вернуть проект с пометкой, что необходимо удалить.

Блок 6. Почта

При желании можно привязать с Смартлабу свой Outlook.

6.1 Подключение почты

1. В меню слева открыть вкладку “Почта”
   
   
   
2. Нажать на иконку “Exchange”
   
   
   
   
3. Ввести рабочую почту
   
   
4. Логин и пароль от удаленного рабочего стола (сервера)
5. Выбрать за какой период забрать письма из почты в смартлаб.
   
6. По необходимости можно добавить сотрудника, который будет также получать письма и отвечать на них
   
   
   
7. После ввода данных - нажать “Подключить”
8. Снять отметки с папок, чтобы они с Outlook’а не переносились в смартлаб
9. Выбрать папки, куда будут приходить отправленные письма, удаленные и спам
   
   
   
10. Нажать “Сохранить”
11. Чтобы настроить подпись - нужно нажать на шестеренку в правом верхнем углу и выбрать "Настроить подпись"
    
    
    
12. Скопировать подпись из почты и вставить в окно
    
    
    
13. Чтобы добавить картинку - нужно нажать на иконку изображения
    
    
    
14. Вставить ссылку на изображение своего направления (ссылки находятся в конце инструкции)
    
    
    
    
15.  Выбрать размер и сохранить
    
    
    
16. Поставить галочку для привязки подписи к своей почте
    

6.2 Работа с почтой

Чтобы написать письмо - нужно нажать на “Написать письмо”

Входящие и исходящие письма можно преобразовать в задачу, чат, новость или во встречу.

6.3 Дополнительно

В адресной книге находятся почты всех сотрудников.

 Чтобы отключить почту, нужно зайти в “настройки ящика”.

Нажать “Отключить” .

Блок 7. Диск

В данном разделе хранятся все загружаемые вами фалы из Смартлаба.


Все что вы крепили в сообщениях, сделках, задачах, проектах будет хранится на Вашем Диске.

В общем Диске лежат файлы доступные для всех пользователей- файлы с шаблонами, портфолио, и т.п.

При удалении личных файлов с Диска, у вас есть два варианта Удалить навсегда или переместить в Корзину