Оглавление
| Table of Contents | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Когда использовать инструкцию -
Используйте эту инструкцию для знакомства с основными возможностями корпоративного портала SmartLab: главной страницей, проектами, CRM, задачами, бизнес-процессами, почтой и диском.
Инструкция
Главная страница портала SmartLab
На главной странице портала вынесены основные разделы для работы, также вынесены основные виджеты, которые могут пригодится в работе.
...
Переходя в раздел Настройки уведомлений, выбираем расширенный режим.
Работа с проектами
Доступные для вас проекты находятся в разделе Проекты.
Доступный- это проект, созданный вами, либо проект из базы, где в участниках проекта нет менеджера вашего направления.
Менеджер видит только те проекты, участником которого он является (так же потенциальные проекты своего направления)Руководитель видит все проекты своих сотрудников.Согласованный проект доступен руководителям всех потенциально заинтересованных направлений, которых добавляет администратор (со списком можно ознакомиться по запросу). |
Поиск и фильтрация проектов - поможет найти нужные проекты.
...
P.S. для каждого раздела портала Фильтры являются уникальными, т.е. копировать из раздела в раздел НЕЛЬЗЯ.
Создание проекта
Перед созданием (занесением проекта), нужно уточнить у руководителя или у администратора SmartLab, существует ли уже такой проект.
(Т.к. проекты в которых уже есть менеджер вашего направления- вы не видите)Создаете проект
После создания проекта автоматически создается сделка на автора проекта.
...
Название проекта (напр.: Neva (Нева), жилой комплекс, Спб)
Тип объекта
Полный адрес
Фальшпол (да\нет)
Площадь, м2
Источник информации
Компания, привязанная к карточке проекта (не менее одной)
Привязка компании к проекту
Выбираем тип участника - заказчик/инвестор/архитектор и т.д. (можно несколько)
...
При согласовании, администратор закрепит существующую компанию в проект.
Редактирование существующего проекта
Вкладка Проекты ⇒ Ищем и открываем нужный проект
Кнопка Действия ⇒ Редактировать
Инструменты внутри проекта
Задачи:
Доступ к задаче имеют все участники проекта.
Вы можете создавать новые задачи для участников проекта, нажав на кнопку
...
Сделки - информация по всем участникам проекта, их направление, стадия работы (но не коммерческая составляющая).
CRM
Сделки в проекте
Сделка - это жизненный цикл продажи, начинающийся от самой холодной стадии до завершения (успешного или нет).
...
Посмотреть свои сделки: Вкладка CRM ⇒ Вкладка Сделки
Обязательное заполнение сделки
Сделка и ее содержимое доступны к просмотру только вам и вашему руководителю!
...
Ставить задачи и назначать встречи
Если проект заморожен, нужно проставить в сделке Галочку:
Поиск и фильтрация
Для поиска нужной компании/контакта/сделки воспользуйтесь поисковой строкой и фильтрами.
Большинство задач решаются стандартными фильтрами в основном окне.
Так же можно создавать свои фильтры. Нажмите Добавить поле и увидите все поля, которые можно использовать.
Кликните Сохранить фильтр, придумайте ему название и вы сможете использовать его в любое время.
Работа с компаниями
Доступ к карточке компании имеется при соблюдении одного из условий:
...
Создать новую компанию ⇒ Вкладка CRM ⇒ Компании ⇒ + Добавить компанию
Если при введении названия компании - у вас выпадает окно “Найдено 1 совпадение” - это значит, что компания возможно уже присутствует, создавать дубль компании НЕ нужно! |
Если совпадений НЕТ, нужно заполнить информацию по компании и Сохранить
Получение доступа к существующей компании
Создать новый контакт ⇒ Вкладка CRM ⇒ Контакты ⇒ + Добавить контакт
...
В карточке контакта в поле Комментарий указать название Компании, к которой необходимо привязать.
Инструменты внутри компании
Добавить комментарий
Поставить задачу (себе / другому сотруднику)
Назначить встречу
...
(кроме задач - их видите только вы и ваш руководитель).
Работа с контактами
Доступ к вашим контактам и их содержимому имеете только вы и ваш руководитель.
...
Если компания НЕ доступна, нужно см. выше инструкцию “Как открыть доступ к существующей компании”.
Инструменты внутри контакта
Добавить комментарий
Поставить задачу (себе/подчиненному/руководителю)
Назначить встречу
Видимость информации доступна только вам и вашему руководителю.
Раздел «Мои дела»
В блоке Мои дела находятся все задачи по блоку CRM (из компаний, контактов, сделок), а также ваши запланированные встречи.
...
Чтобы завершить задачу из самой карточки сделки/компании/контакта, необходимо открыть нужную карточку и поставить галочку
Задачи
Создание и работа с задачами
В блоке Задачи находятся все задачи из CRM + остальные задачи
...
Для того, чтобы Ответственный (Исполнитель) и Наблюдатель задачи могли увидеть элемент CRM:
НЕОБХОДИМО в элементе CRM (сделка) добавить в поле Наблюдатели добавить Ответственного и Наблюдателей задачи |
Инструменты Мой план и Гант помогут эффективно организовать работу по всем задачам.
Мой План представляет из себя настраиваемый Канбан.
...
Гант удобен для просмотра зависимости Задач и Подзадач, так же для наглядности по времени выполнения.
Шаблоны задач
Для задач можно создавать шаблоны.
...
После заполнения всех полей нажать Сохранить.
Постановка задачи из шаблона
Если вы ставите задачу из меню Задачи нажать Добавить задачу из шаблона, либо просто Добавить / Если вы ставите задачу из сделки нажать “Задача” .
...
Шаблоны уже настроены. Можно добавить файл, описание или создать чек-лист.
Так же, если в шаблоне не был установлен крайний срок, то можно задать его в момент постановки задачи.
Ставим задачу
Бизнес-процессы
Данный раздел используется только для исправления ошибок или доработки.
...
Руководитель или Администратор могут вернуть проект с пометкой, что необходимо удалить.
Почта
При желании можно привязать с SmartLabу свой Outlook.
Подключение почты
В меню слева открыть вкладку “Почта”
...
Поставить галочку для привязки подписи к своей почте
Работа с почтой
Чтобы написать письмо - нужно нажать на “Написать письмо”
...
Входящие и исходящие письма можно преобразовать в задачу, чат, новость или во встречу.
Дополнительные возможности почты
В адресной книге находятся почты всех сотрудников.
...
Чтобы отключить почту, нужно зайти в “настройки ящика”.
Нажать “Отключить” .
Диск
В данном разделе хранятся все загружаемые вами фалы из SmartLabа.
...