...
На главной странице портала вынесены основные разделы для работы, также вынесены основные виджеты, которые могут пригодится в работе.
Во вкладке Новости, она же является ссылкой на Главную страницу, есть :
Живая лента, в которой можно ознакомиться со всеми сообщениями от коллег внутри проектов, участником которых вы являетесь, а также посмотреть новости от HR.
P.S. Живую ленту можно отфильтровать по тэгам (Главное, Новый сотрудник и т.д.)
Виджет с главными Новостями.
Виджеты с Сервисами компании, которые могут пригодится в работе.
Кликнув на Виджет, вы попадете в список доступных сервисов.
Сервисы IT, где находятся инструкции куда обратиться с вопросом, связанным с IT. Например, поломка компьютера.
Сервисы HR, где находятся бланки заявлений.
Также на Главной странице портала находятся два интерактивных виджета Новые сотрудники и Дни Рождения.
Разберем подробнее левое верхнее меню:
Во вкладках Сотрудники и Структура компании можно найти нужного сотрудника или посмотреть структуру всей компании
Во вкладке Сервисы продублированы сервисы с главной страницы (из виджетов)
Вкладка Чат и Звонки внутренний Мессенджер. Также отображается правой стороны экрана.
Вкладка Видеоконференции, работает по принципу Zoom.
Конференции можно создавать как внутренние, так и для внешних пользователей ( не Смарт).
Ограничений по времени созвонов нет.
Следующий блок меню слева является, непосредственно рабочей зоной.
Так же на Главной странице можно посмотреть свой профиль, сменить фото и настроить уведомления.
(Верхний правый угол страницы)
Переходя в раздел Настройки уведомлений, выбираем расширенный режим.
Работа с проектами
Доступные для вас проекты находятся в разделе Проекты.
...
P.S. для каждого раздела портала Фильтры являются уникальными, т.е. копировать из раздела в раздел НЕЛЬЗЯ.
Создание проекта
Перед созданием (занесением проекта), нужно уточнить у руководителя или у администратора SmartLab, существует ли уже такой проект.
(Т.к. проекты в которых уже есть менеджер вашего направления- вы не видите)Создаете проект
После создания проекта автоматически создается сделка на автора проекта.
...
Создать новый проект ⇒ Вкладка Проекты ⇒ + Создать проект
Обязательные* поля для заполнения проекта:
...
Нажимаем “Создать” ИЛИ “Выбрать”
При нажатии “Выбрать” - выбираете компанию или контакт из существующих (доступных вам)
Если компании в списке у вас нет.
...
Если при создании компании вы увидели, что компания уже существует в базе, но у вас нет к ней доступа.
Необходимо написать название компании в проекте в поле с пометкой (текст).
...
Вкладка Проекты ⇒ Ищем и открываем нужный проект
Кнопка Действия ⇒ Редактировать
Инструменты внутри проекта
...
Сделки - информация по всем участникам проекта, их направление, стадия работы (но не коммерческая составляющая).
CRM
Сделки в проекте
Сделка - это жизненный цикл продажи, начинающийся от самой холодной стадии до завершения (успешного или нет).
...
Посмотреть свои сделки: Вкладка CRM ⇒ Вкладка Сделки
Обязательное заполнение сделки
...
Стадия сделки (сделка в стадии “Новый” не должна находиться более 5 дней)
Сумма (ОБЯЗАТЕЛЬНА на стадии Отправлено КП и далее)
Вложенный ФАЙЛ отправленного КП (Комментарии ⇒ Загрузить файл)
Привязанная компания (клиент)
Метраж (если не указан в проекте)
Индивидуальные поля своего направления
Вносить актуальные комментарии. При необходимости информирования других участников проекта, необходимо поставить галочку для дублирования комментария в общую ленту проекта.
Ставить задачи и назначать встречи
Если проект заморожен, нужно проставить в сделке Галочку:
Поиск и фильтрация
Для поиска нужной компании/контакта/сделки воспользуйтесь поисковой строкой и фильтрами.
Большинство задач решаются стандартными фильтрами в основном окне.
Так же можно создавать свои фильтры. Нажмите Добавить поле и увидите все поля, которые можно использовать.
Кликните Сохранить фильтр, придумайте ему название и вы сможете использовать его в любое время.
Работа с компаниями
Доступ к карточке компании имеется при соблюдении одного из условий:
...
Если при введении названия компании - у вас выпадает окно “Найдено 1 совпадение” - это значит, что компания возможно уже присутствует, создавать дубль компании НЕ нужно! |
Если совпадений НЕТ, нужно заполнить информацию по компании и Сохранить
Получение доступа к существующей компании
Создать новый контакт ⇒ Вкладка CRM ⇒ Контакты ⇒ + Добавить контакт
В карточке контакта в поле Комментарий указать название Компании, к которой необходимо привязать.
Инструменты внутри компании
...
(кроме задач - их видите только вы и ваш руководитель).
Работа с контактами
Доступ к вашим контактам и их содержимому имеете только вы и ваш руководитель.
...
Создать новый контакт ⇒ Вкладка CRM ⇒ Контакты ⇒ + Добавить контакт
Заполняем обязательные* поля
Привязываем ваш контакт к карточке компании:
Если компания вам доступна, то в карточке контакта привязываем ее самостоятельно:
Если компания НЕ доступна, нужно см. выше инструкцию “Как открыть доступ к существующей компании”.
...
Видимость информации доступна только вам и вашему руководителю.
Раздел «Мои дела»
В блоке Мои дела находятся все задачи по блоку CRM (из компаний, контактов, сделок), а также ваши запланированные встречи.
...
⇒ Вкладка CRM ⇒ Мои дела ⇒ + фильтр Мои текущие дела
Для просмотра своих выполненных дел - меняем фильтр Мои текущие дела на Мои выполненные дела.
...
Ставите галочку на задачу ⇒ Выберите действие ⇒ Отметить как выполненное
Чтобы завершить задачу из самой карточки сделки/компании/контакта, необходимо открыть нужную карточку и поставить галочку
Задачи
Создание и работа с задачами
...
Создать новую задачу ⇒ Задачи ⇒ Добавить задачу
Далее заполняем и настраиваем обязательные* поля.
При необходимости, настраиваем дополнительные поля, например привязка задачи к проекту
Используйте дополнительные инструменты по планированию срока задачи, а также удобные настройки графы Еще.
К задачам можно создавать подзадачи:
- Через меню ЕЩЕ рядом с кнопками управления задачей.
Либо через меню ДОБАВИТЬ.
-Процесс создания Подзадачи идентичен созданию задач.
-Отображение всех подзадач будет выглядеть так:
В каждой задаче и подзадаче прописан элемент CRM откуда она была поставлена.
Для того, чтобы Ответственный (Исполнитель) и Наблюдатель задачи могли увидеть элемент CRM:
...
Инструменты Мой план и Гант помогут эффективно организовать работу по всем задачам.
Мой План представляет из себя настраиваемый Канбан.
Гант удобен для просмотра зависимости Задач и Подзадач, так же для наглядности по времени выполнения.
Шаблоны задач
Для задач можно создавать шаблоны.
Создать новый шаблон ⇒ Задачи ⇒ Шаблоны задач ⇒ +Добавить
В разделе Шаблоны нажать на кнопку Добавить
Шаблону необходимо дать название.
Заполнить описание Задачи ( по необходимости)
Назначить ответственного за задачу ( в дальнейшем Исполнитель).
...
Установить крайний срок (по необходимости)
Крайний срок отсчитывается с момента постановки Задачи из Шаблона.
...
Если вы ставите задачу из меню Задачи нажать Добавить задачу из шаблона, либо просто Добавить / Если вы ставите задачу из сделки нажать “Задача” .
Нажать “Шаблоны задач” в правом верхнем углу и выбрать нужный шаблон
Шаблоны уже настроены. Можно добавить файл, описание или создать чек-лист.
Так же, если в шаблоне не был установлен крайний срок, то можно задать его в момент постановки задачи.
Ставим задачу
Бизнес-процессы
Данный раздел используется только для исправления ошибок или доработки.
...
Т. о. если вам возвращают Бизнес-процесс, то рядом с разделом загорится цифра, привлекающее внимание.
Необходимо перейти в раздел, нажать приступить.
После исправления указанных недочетов, необходимо ВЕРНУТЬ бизнес-процесс обратно на проверку.
В Бизнес-Процесс могут приходить Компании, Контакты и Проекты.
...
Руководитель или Администратор могут вернуть проект с пометкой, что необходимо удалить.
Почта
При желании можно привязать с SmartLabу свой Outlook.
...
В меню слева открыть вкладку “Почта”
Нажать на иконку “Exchange”
Ввести рабочую почту
Логин и пароль от удаленного рабочего стола (сервера)
Выбрать за какой период забрать письма из почты в смартлаб.
По необходимости можно добавить сотрудника, который будет также получать письма и отвечать на них
После ввода данных - нажать “Подключить”
Снять отметки с папок, чтобы они с Outlook’а не переносились в смартлаб
Выбрать папки, куда будут приходить отправленные письма, удаленные и спам
Нажать “Сохранить”
Чтобы настроить подпись - нужно нажать на шестеренку в правом верхнем углу и выбрать "Настроить подпись"
Скопировать подпись из почты и вставить в окно
Чтобы добавить картинку - нужно нажать на иконку изображения
Вставить ссылку на изображение своего направления (ссылки находятся в конце инструкции)
Выбрать размер и сохранить
Поставить галочку для привязки подписи к своей почте
Работа с почтой
Чтобы написать письмо - нужно нажать на “Написать письмо”
Входящие и исходящие письма можно преобразовать в задачу, чат, новость или во встречу.
Дополнительные возможности почты
В адресной книге находятся почты всех сотрудников.
Чтобы отключить почту, нужно зайти в “настройки ящика”.
Нажать “Отключить” .
Диск
В данном разделе хранятся все загружаемые вами фалы из SmartLabа.
Все что вы крепили в сообщениях, сделках, задачах, проектах будет хранится на Вашем Диске.
В общем Диске лежат файлы доступные для всех пользователей- файлы с шаблонами, портфолио, и т.п.
При удалении личных файлов с Диска, у вас есть два варианта Удалить навсегда или переместить в Корзину
