Оглавление
Глоссарий
Здесь перечисляются сокращения, термины, заимствования и технические жаргонизмы
Введение
Данная инструкция является вспомогательным материалом как для новых сотрудников, так и для опытных.
Блок 1. Главная страница портала Smartlab
На главной странице портала вынесены основные разделы для работы, также вынесены основные виджеты, которые могут пригодится в работе.
Во вкладке Новости, она же является ссылкой на Главную страницу, есть :
- Живая лента, в которой можно ознакомиться со всеми сообщениями от коллег внутри проектов, участником которых вы являетесь, а также посмотреть новости от HR.
P.S. Живую ленту можно отфильтровать по тэгам (Главное, Новый сотрудник и т.д.)
- Виджет с главными Новостями.
- Виджеты с Сервисами компании, которые могут пригодится в работе.
Кликнув на Виджет, вы попадете в список доступных сервисов.
Сервисы IT, где находятся инструкции куда обратиться с вопросом, связанным с IT. Например, поломка компьютера.
Сервисы HR, где находятся бланки заявлений.
Также на Главной странице портала находятся два интерактивных виджета Новые сотрудники и Дни Рождения.
Разберем подробнее левое верхнее меню:
Во вкладках Сотрудники и Структура компании можно найти нужного сотрудника или посмотреть структуру всей компании
- Во вкладке Сервисы продублированы сервисы с главной страницы (из виджетов)
- Вкладка Чат и Звонки внутренний Мессенджер. Также отображается правой стороны экрана.
Вкладка Видеоконференции, работает по принципу Zoom.
Конференции можно создавать как внутренние, так и для внешних пользователей ( не Смарт).
Ограничений по времени созвонов нет.
Следующий блок меню слева является, непосредственно рабочей зоной.
Так же на Главной странице можно посмотреть свой профиль, сменить фото и настроить уведомления.
(Верхний правый угол страницы)
Переходя в раздел Настройки уведомлений, выбираем расширенный режим.
Блок 2. Работа с проектами
Доступные для вас проекты находятся в разделе Проекты.
Доступный- это проект, созданный вами, либо проект из базы, где в участниках проекта нет менеджера вашего направления.
|
---|
Поиск и фильтрация проектов - поможет найти нужные проекты.
- Большинство задач поиска решаются стандартными фильтрами. Они находятся в левой части окна.
- Так же можно создавать свои фильтры. Нажмите Добавить поле и увидите все поля, которые можно использовать.
- Кликните Сохранить фильтр, придумайте ему название и вы сможете использовать его в любое время.
P.S. для каждого раздела портала Фильтры являются уникальными, т.е. копировать из раздела в раздел НЕЛЬЗЯ.
2.1 Алгоритм создания проекта.
- Перед созданием (занесением проекта), нужно уточнить у руководителя или у администратора SmartLab, существует ли уже такой проект.
(Т.к. проекты в которых уже есть менеджер вашего направления- вы не видите) - Создаете проект
- После создания проекта автоматически создается сделка на автора проекта.
Параллельно проект уходит на согласование руководителю и Администратору.
После согласования проекта- он становится доступным всем заинтересованным направлениям.
Направления корректирует при согласовании Администратор.
Создать новый проект ⇒ Вкладка Проекты ⇒ + Создать проект
Обязательные* поля для заполнения проекта:
- Название проекта (напр.: Neva (Нева), жилой комплекс, Спб)
- Тип объекта
- Полный адрес
- Фальшпол (да\нет)
- Площадь, м2
- Источник информации
- Компания, привязанная к карточке проекта (не менее одной)
2.1.1 Как привязать компанию к проекту?
Выбираем тип участника - заказчик/инвестор/архитектор и т.д. (можно несколько)
Нажимаем “Создать” ИЛИ “Выбрать”
При нажатии “Выбрать” - выбираете компанию или контакт из существующих (доступных вам)
Если компании в списке у вас нет.
Необходимо нажать “Создать” - создаете новую карточку компании.
Если при создании компании вы увидели, что компания уже существует в базе, но у вас нет к ней доступа.
Необходимо написать название компании в проекте в поле с пометкой (текст).
При согласовании, администратор закрепит существующую компанию в проект.
2.1.2 Как редактировать существующий проект?
- Вкладка Проекты ⇒ Ищем и открываем нужный проект
- Кнопка Действия ⇒ Редактировать
2.2 Инструменты внутри проекта.
Задачи:
- Доступ к задаче имеют все участники проекта.
- Вы можете создавать новые задачи для участников проекта, нажав на кнопку
Добавить задачу.
Файлы - это хранилище для любых файлов по данному проекту - от договоров до презентаций и картинок.
Файлы и созданные папки будут доступны всем участникам проекта!
Чат - открывает общий чат по проекту между всеми участниками.
Сделки - информация по всем участникам проекта, их направление, стадия работы (но не коммерческая составляющая).
Блок 3. CRM
3.1 Сделки в проекте
Сделка - это жизненный цикл продажи, начинающийся от самой холодной стадии до завершения (успешного или нет).
В отличии от Проекта (общего для всех направлений), Сделка отражает ваш индивидуальный результат работы с клиентом.
Сделки содержатся в проекте, не наоборот.
В проекте могут находится сделки разных менеджеров, разных направлений.
Откуда берется сделка?
- Создается автоматически при создании вашего проекта
- Новую сделку может создать ваш руководитель или вы сами, будучи участником проекта.
Посмотреть свои сделки: Вкладка CRM ⇒ Вкладка Сделки
3.1.1 Обязательное заполнение сделки
Сделка и ее содержимое доступны к просмотру только вам и вашему руководителю!
- Стадия сделки (сделка в стадии “Новый” не должна находиться более 5 дней)
- Сумма (ОБЯЗАТЕЛЬНА на стадии Отправлено КП и далее)
- Вложенный ФАЙЛ отправленного КП (Комментарии ⇒ Загрузить файл)
- Привязанная компания (клиент)
- Метраж (если не указан в проекте)
- Индивидуальные поля своего направления
- Вносить актуальные комментарии. При необходимости информирования других участников проекта, необходимо поставить галочку для дублирования комментария в общую ленту проекта.
- Ставить задачи и назначать встречи
- Если проект заморожен, нужно проставить в сделке Галочку:
3.2 Поиск и фильтрация
Для поиска нужной компании/контакта/сделки воспользуйтесь поисковой строкой и фильтрами.
- Большинство задач решаются стандартными фильтрами в основном окне.
- Так же можно создавать свои фильтры. Нажмите Добавить поле и увидите все поля, которые можно использовать.
- Кликните Сохранить фильтр, придумайте ему название и вы сможете использовать его в любое время.
3.3 Работа с компаниями
Доступ к карточке компании имеется при соблюдении одного из условий:
- Вы автор компании
- Ваш контакт привязан к карточке компании
- Компания привязана к проекту, участником которого вы являетесь
Руководитель направления видит все компании своих сотрудников
Создать новую компанию ⇒ Вкладка CRM ⇒ Компании ⇒ + Добавить компанию
Если при введении названия компании - у вас выпадает окно “Найдено 1 совпадение” - это значит, что компания возможно уже присутствует, создавать дубль компании НЕ нужно!
- Если совпадений НЕТ, нужно заполнить информацию по компании и Сохранить
3.3.1 Если совпадения ЕСТЬ, как открыть доступ к существующей компании?
- Создать новый контакт ⇒ Вкладка CRM ⇒ Контакты ⇒ + Добавить контакт
- В карточке контакта в поле Комментарий указать название Компании, к которой необходимо привязать.
3.3.2 Инструменты внутри компании
- Добавить комментарий
- Поставить задачу (себе / другому сотруднику)
- Назначить встречу
Видимость информации ( за исключением контактов) доступна всем сотрудникам с доступом к карточке
(кроме задач - их видите только вы и ваш руководитель).
3.4 Работа с контактами
Доступ к вашим контактам и их содержимому имеете только вы и ваш руководитель.
Разрешается создавать дубли контактов.
- Создать новый контакт ⇒ Вкладка CRM ⇒ Контакты ⇒ + Добавить контакт
- Заполняем обязательные* поля
- Привязываем ваш контакт к карточке компании:
- Если компания вам доступна, то в карточке контакта привязываем ее самостоятельно:
Если компания НЕ доступна, нужно см. выше инструкцию “Как открыть доступ к существующей компании”.
3.4.1 Инструменты внутри контакта
- Добавить комментарий
- Поставить задачу (себе/подчиненному/руководителю)
- Назначить встречу
Видимость информации доступна только вам и вашему руководителю.
3.5 Раздел Мои дела.
В блоке Мои дела находятся все задачи по блоку CRM (из компаний, контактов, сделок), а также ваши запланированные встречи.
Посмотреть свои текущие и запланированные дела (задачи, встречи и т.д.) -
⇒ Вкладка CRM ⇒ Мои дела ⇒ + фильтр Мои текущие дела
Для просмотра своих выполненных дел - меняем фильтр Мои текущие дела на Мои выполненные дела.
Чтобы завершить задачу (или несколько задач) из блока Мои дела:
Ставите галочку на задачу ⇒ Выберите действие ⇒ Отметить как выполненное
Чтобы завершить задачу из самой карточки сделки/компании/контакта, необходимо открыть нужную карточку и поставить галочку
Блок 4. Задачи
4.1 Задачи
В блоке Задачи находятся все задачи из CRM + остальные задачи
(кроме запланированных встреч - они находятся в блоке Мои Дела)
- Создать новую задачу ⇒ Задачи ⇒ Добавить задачу
- Далее заполняем и настраиваем обязательные* поля.
- При необходимости, настраиваем дополнительные поля, например привязка задачи к проекту
- Используйте дополнительные инструменты по планированию срока задачи, а также удобные настройки графы Еще.
- К задачам можно создавать подзадачи:
- Через меню ЕЩЕ рядом с кнопками управления задачей.
Либо через меню ДОБАВИТЬ.
-Процесс создания Подзадачи идентичен созданию задач.
-Отображение всех подзадач будет выглядеть так: - В каждой задаче и подзадаче прописан элемент CRM откуда она была поставлена.
Для того, чтобы Ответственный (Исполнитель) и Наблюдатель задачи могли увидеть элемент CRM:
НЕОБХОДИМО в элементе CRM (сделка) добавить в поле Наблюдатели добавить Ответственного и Наблюдателей задачи
Инструменты Мой план и Гант помогут эффективно организовать работу по всем задачам.
Мой План представляет из себя настраиваемый Канбан.
Гант удобен для просмотра зависимости Задач и Подзадач, так же для наглядности по времени выполнения.
4.2 Шаблоны
Для задач можно создавать шаблоны.
Создать новый шаблон ⇒ Задачи ⇒ Шаблоны задач ⇒ +Добавить
- В разделе Шаблоны нажать на кнопку Добавить
- Шаблону необходимо дать название.
- Заполнить описание Задачи ( по необходимости)
- Назначить ответственного за задачу ( в дальнейшем Исполнитель).
Назначить Наблюдателей или Соисполнителей. (по необходимости).
- Установить крайний срок (по необходимости)
Крайний срок отсчитывается с момента постановки Задачи из Шаблона.
В раскрывающемся меню Еще есть несколько дополнительных условий, для крайнего срока.
- После заполнения всех полей нажать Сохранить.
4.3 Постановка задачи с использованием шаблона
- Если вы ставите задачу из меню Задачи нажать Добавить задачу из шаблона, либо просто Добавить / Если вы ставите задачу из сделки нажать “Задача” .
- Нажать “Шаблоны задач” в правом верхнем углу и выбрать нужный шаблон
- Шаблоны уже настроены. Можно добавить файл, описание или создать чек-лист.
Так же, если в шаблоне не был установлен крайний срок, то можно задать его в момент постановки задачи. - Ставим задачу
Блок 5. Бизнес-процессы
Данный раздел используется только для исправления ошибок или доработки.
Отправлять вам на редактирование, доработку или удаление различные элементы CRM может Администратор или Руководитель.
Т. о. если вам возвращают Бизнес-процесс, то рядом с разделом загорится цифра, привлекающее внимание.
Необходимо перейти в раздел, нажать приступить.
После исправления указанных недочетов, необходимо ВЕРНУТЬ бизнес-процесс обратно на проверку.
В Бизнес-Процесс могут приходить Компании, Контакты и Проекты.
Отличительная черта элемента Проект от элементов CRM в том, что у него есть возможность не только Возврата на проверку, но и удаления.
Руководитель или Администратор могут вернуть проект с пометкой, что необходимо удалить.
Блок 6. Почта
При желании можно привязать с Смартлабу свой Outlook.
6.1 Подключение почты
- В меню слева открыть вкладку “Почта”
- Нажать на иконку “Exchange”
- Ввести рабочую почту
- Логин и пароль от удаленного рабочего стола (сервера)
- Выбрать за какой период забрать письма из почты в смартлаб.
- По необходимости можно добавить сотрудника, который будет также получать письма и отвечать на них
- После ввода данных - нажать “Подключить”
- Снять отметки с папок, чтобы они с Outlook’а не переносились в смартлаб
- Выбрать папки, куда будут приходить отправленные письма, удаленные и спам
- Нажать “Сохранить”
- Чтобы настроить подпись - нужно нажать на шестеренку в правом верхнем углу и выбрать "Настроить подпись"
- Скопировать подпись из почты и вставить в окно
- Чтобы добавить картинку - нужно нажать на иконку изображения
- Вставить ссылку на изображение своего направления (ссылки находятся в конце инструкции)
- Выбрать размер и сохранить
- Поставить галочку для привязки подписи к своей почте
6.2 Работа с почтой
Чтобы написать письмо - нужно нажать на “Написать письмо”
Входящие и исходящие письма можно преобразовать в задачу, чат, новость или во встречу.
6.3 Дополнительно
В адресной книге находятся почты всех сотрудников.
Чтобы отключить почту, нужно зайти в “настройки ящика”.
Нажать “Отключить” .
Блок 7. Диск
В данном разделе хранятся все загружаемые вами фалы из Смартлаба.
Все что вы крепили в сообщениях, сделках, задачах, проектах будет хранится на Вашем Диске.
В общем Диске лежат файлы доступные для всех пользователей- файлы с шаблонами, портфолио, и т.п.
При удалении личных файлов с Диска, у вас есть два варианта Удалить навсегда или переместить в Корзину